Ms Excel เป็นเครื่องมือแก้ไขสเปรดชีตที่มีประสิทธิภาพ ช่วยให้คุณทำงานกับประเภทข้อมูลขนาดใหญ่ กล่าวคือ จัดเรียงตามเกณฑ์ที่กำหนด กำหนดสูตรที่จำเป็น และอื่นๆ อีกมากมาย
จัดเรียงตามตัวกรองที่กำหนด
หนึ่งในหน้าที่ที่สำคัญและจำเป็นของโปรแกรม Ms Excel คือการจัดเรียงอัตโนมัติตามพารามิเตอร์ที่กำหนด ฟังก์ชันนี้ช่วยให้คุณสามารถจัดระเบียบข้อมูลในตาราง Ms Excel คุณสามารถจัดเรียงข้อมูลได้หลายประเภท: ข้อความ เช่น นามสกุล และตัวเลข เช่น วันที่ มีการเรียงลำดับอย่างน้อยสองประเภท
หากต้องการจัดเรียงนามสกุลตามตัวอักษร คุณต้องเลือกการเรียงลำดับตามแอตทริบิวต์เดียว เป็นมูลค่าการกล่าวว่านามสกุลใน Ms Excel สามารถจัดระบบในลำดับจากน้อยไปมาก นั่นคือจาก "A" ถึง "Z" หรือในทางกลับกันในลำดับจากมากไปน้อย นี่คือสิ่งที่เรียกว่าการเรียงลำดับแบบง่าย
ด้วยการจัดเรียงประเภทนี้ การเลือกคอลัมน์ที่มีนามสกุลที่จะจัดเรียงก็เพียงพอแล้ว จากนั้นในแผงควบคุม Ms Excel ที่ด้านบนขวา ให้ค้นหาตัวเลือก เรียงลำดับและกรอง คลิกด้วยปุ่มซ้ายของเมาส์ หน้าต่างจะเปิดขึ้นต่อหน้าคุณ ซึ่งคุณสามารถเลือกการเรียงลำดับจากตัวอักษรตัวแรกของตัวอักษรไปจนถึงตัวสุดท้าย ในลำดับย้อนกลับ หรือกำหนดพารามิเตอร์ที่ต้องการได้อย่างอิสระ การเรียงลำดับอย่างง่ายจะเหมาะสมหากมีคอลัมน์เดียวที่มีนามสกุลในเอกสาร Ms Excel
ถ้าเอกสารของคุณมีหลายคอลัมน์ Ms Excel อาจขอให้คุณชี้แจงว่าจะขยายพื้นที่การจัดรูปแบบหรือไม่ ในการนี้ กล่องโต้ตอบที่เกี่ยวข้องจะปรากฏขึ้น คุณสามารถเลือกขยายช่วงหรือจัดเรียงตามค่าที่ไฮไลต์ได้ หากคุณเลือกส่วนขยายการจัดรูปแบบอัตโนมัติ เซลล์ที่เชื่อมโยงกับคอลัมน์การจัดรูปแบบจะยังคงแนบอยู่กับเซลล์นั้น มิฉะนั้น การเรียงลำดับจะไม่แตะต้องพวกเขา ณ จุดนี้คุณควรระวังเพราะข้อมูลในเอกสารหากเลือกการเรียงลำดับไม่ถูกต้องอาจเสี่ยงต่อการปะปน
การเรียงลำดับที่ปรับแต่งได้
ผู้ใช้สามารถใช้วิธีอื่นในการจัดเรียงนามสกุลตามตัวอักษรโดยการเลือกช่วงที่กำหนดเอง ในกรณีนี้ คุณจะต้องระบุคอลัมน์ที่จะเรียงลำดับข้อมูลโดยอิสระ การดำเนินการของผู้ใช้ Ms Excel จะเหมือนกัน ยกเว้นว่าคุณเลือกตัวเลือกการเรียงลำดับแบบกำหนดเองในส่วนการเรียงลำดับและตัวกรอง หลังจากนั้น ผู้ใช้จะเลือกคอลัมน์ที่จะเรียงลำดับข้อมูล ในกรณีนี้คือคอลัมน์นามสกุล ขั้นตอนต่อไปคือการเลือกเรียงลำดับตามตัวอักษรจากตัวอักษรตัวแรกไปยังตัวสุดท้ายหรือในทางกลับกัน การเรียงลำดับดังกล่าวมักเรียกว่าซับซ้อน
โปรดจำไว้ว่าใน Excel คุณสามารถจัดเรียงคอลัมน์ใดก็ได้ โดยไม่คำนึงถึงตำแหน่งบนแผ่นงาน ขึ้นอยู่กับเวอร์ชันของ Ms Excel ที่คุณติดตั้ง การตั้งค่าการเรียงลำดับอัตโนมัติอาจแตกต่างกันไป สาระสำคัญของงานยังคงไม่เปลี่ยนแปลง
