สเปรดชีต Microsoft Excel เป็นวิธีที่ดีเยี่ยมในการจัดเก็บข้อมูลการติดต่อ การมีสมุดโทรศัพท์ใน Excel ทำให้ง่ายต่อการเพิ่มและลบข้อมูลที่ติดต่อ การสร้างหนังสือดังกล่าวประกอบด้วยสองขั้นตอนหลัก: การเพิ่มคอลัมน์ที่เหมาะสมและการป้อนข้อมูล
จำเป็น
ติดตั้ง Microsoft Excel 2007
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
เปิด Microsoft Excel 2007
ขั้นตอนที่ 2
เพิ่มชื่อที่ด้านบนสุดของตารางเพื่อให้คุณทราบว่ามีอะไรบ้าง คุณอาจต้องใช้สมุดโทรศัพท์เล่มหนึ่งสำหรับใช้ส่วนตัวและอีกเล่มสำหรับใช้ในที่ทำงานหรือธุรกิจ ชื่อจะช่วยแยกความแตกต่างออกจากกัน ใช้แถบเครื่องมือด้านบนเพื่อเน้นชื่อ
ขั้นตอนที่ 3
ข้ามสองสามบรรทัดเพื่อปรับแต่งคอลัมน์สมุดโทรศัพท์ ใช้ส่วนหัวของคอลัมน์ต่อไปนี้: ชื่อ ที่อยู่ เมือง รัฐ รหัสไปรษณีย์ หมายเลขโทรศัพท์ หมายเลขแฟกซ์ และที่อยู่อีเมล ป้อนส่วนหัวเหล่านี้สำหรับแต่ละคอลัมน์ การอ่านและค้นหาข้อมูลจะง่ายกว่ามากเมื่อแต่ละรายการอยู่ในคอลัมน์ที่แยกจากกัน
ขั้นตอนที่ 4
เน้นแถวของส่วนหัวของคอลัมน์โดยคลิกที่หมายเลขแถวทางด้านซ้าย ใช้เครื่องมือในแถบด้านบนเพื่อจัดกึ่งกลางและทำให้ส่วนหัวของคอลัมน์เป็นตัวหนา
ขั้นตอนที่ 5
ป้อนข้อมูลในแต่ละคอลัมน์ อาจใช้เวลาสักครู่ คุณเพียงแค่ต้องป้อนข้อมูลผู้ติดต่อที่มีทั้งหมดใน Excel ครั้งเดียว จากนั้นเพิ่มที่ติดต่อใหม่และอัปเดตข้อมูล หากไม่มีข้อมูลใดๆ ให้ปล่อยเซลล์ว่างไว้
ขั้นตอนที่ 6
จัดรูปแบบข้อความในคอลัมน์รหัสไปรษณีย์ เลือกข้อความทั้งหมดในคอลัมน์ (ยกเว้นส่วนหัว) คลิกขวาที่ส่วนที่เลือกแล้วเลือกจัดรูปแบบเซลล์ ในแท็บ "หมายเลข" คลิกที่รายการ "เพิ่มเติม" คลิกที่รหัสไปรษณีย์หรือรหัสไปรษณีย์ +4 คลิกตกลง การดำเนินการนี้จะแปลงดัชนีทั้งหมดเป็นรูปแบบเดียว
ขั้นตอนที่ 7
จัดรูปแบบข้อความในคอลัมน์หมายเลขโทรศัพท์ เลือกข้อความทั้งหมดในคอลัมน์ยกเว้นส่วนหัว คลิกขวาและเลือกจัดรูปแบบเซลล์ ในแท็บ "หมายเลข" เลือก "เพิ่มเติม" คลิกที่รายการ "หมายเลขโทรศัพท์" ในส่วน "ประเภท" คลิกตกลง หมายเลขโทรศัพท์ทั้งหมดจะถูกจัดรูปแบบ