ตัวตรวจสอบการสะกดถูกใช้ในชุดโปรแกรม Microsoft Office เพื่อแก้ปัญหาการพิมพ์ผิดจำนวนมาก ตลอดจนข้อผิดพลาดการสะกดและเครื่องหมายวรรคตอนซึ่งมักพบเมื่อบุคคลป้อนข้อมูลต่างๆ จากแป้นพิมพ์ ในขณะเดียวกัน ตัวตรวจสอบการสะกดยังช่วยชี้ให้เห็นข้อบกพร่องในข้อความด้วยสายตา เพื่อให้ผู้ใช้แก้ไขได้
เปิดเครื่องตรวจตัวสะกด
ในการเปิดใช้งานการตรวจตัวสะกดใน Microsoft Office ให้เปิดผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ Word โดยใช้ทางลัดบนเดสก์ท็อปของคุณหรือรายการเมนู "เริ่ม" - "โปรแกรมทั้งหมด" - Microsoft Office - Microsoft Word คลิกแท็บ ไฟล์ (Microsoft Office 2013) หรือคลิกปุ่ม Office (Microsoft Office เวอร์ชัน 2010 และ 2007) ไปที่ส่วน "ตัวเลือก" และคลิกที่ "การสะกดคำ" เลือกเมนูข้อยกเว้นและคลิกฟิลด์ชื่อไฟล์ปัจจุบัน จากนั้นยกเลิกการเลือกช่องข้าง "ซ่อนข้อผิดพลาดในการสะกดคำ" และ "ซ่อนข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์"
หากคุณต้องการเปิดใช้งานการตรวจการสะกดอัตโนมัติสำหรับเอกสารทั้งหมดที่คุณเปิดใน Microsoft Office ในส่วน "ข้อยกเว้น" ให้เลือกตัวเลือก "เอกสารใหม่ทั้งหมด" ยกเลิกการเลือกช่องทำเครื่องหมาย "ซ่อน" ที่เกี่ยวข้องและบันทึกการเปลี่ยนแปลงโดยคลิกที่ปุ่ม "ตกลง"
ใน PowerPoint คุณสามารถเปิดเครื่องตรวจการสะกดคำอัตโนมัติจากเมนูที่คล้ายกัน "ตัวเลือก" - "การสะกดและการสะกดคำ" ยกเลิกการเลือกช่องข้าง "ซ่อนการสะกดผิด" และบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ
กลไกการทำงาน
เมื่อมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้นในข้อความ Word จะขีดเส้นใต้ด้วยเส้นสีแดง สีน้ำเงิน หรือสีเขียว เส้นสีแดงใช้เพื่อแก้ไขข้อผิดพลาดในการสะกดคำ ข้อบกพร่องของเครื่องหมายวรรคตอนจะแสดงด้วยเส้นสีน้ำเงิน และข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์จะแสดงด้วยเส้นหยักสีเขียว หากต้องการดูการสะกดและการแก้ไขที่เป็นไปได้ ให้คลิกขวาที่คำหรือวลีที่ขีดเส้นใต้
หากคุณยอมรับตัวเลือก Word ที่เสนอ ให้เลือกโดยคลิกที่รายการเมนูที่เหมาะสม Word จะแก้ไขข้อผิดพลาดและลบขีดเส้นใต้โดยอัตโนมัติ หากคุณคิดว่าข้อความในที่นี้ไม่มีข้อผิดพลาดและคำนั้นสะกดถูกต้อง คุณสามารถละเว้นการขีดเส้นใต้หรือคลิกที่เมนูบริบท "ข้ามทั้งหมด" ซึ่งสามารถทำได้โดยการกดปุ่มขวาของเมาส์
แก้ไขอัตโนมัติ
คุณยังสามารถเปิดใช้งานฟีเจอร์แก้ไขอัตโนมัติซึ่งมีอยู่ในโปรแกรม Office พารามิเตอร์นี้ช่วยให้คุณแก้ไขคำที่สะกดผิดโดยอัตโนมัติตามรายการที่ผู้ใช้สร้างขึ้นด้วยตนเอง คุณสามารถเพิ่มคำที่ทำให้คุณมีปัญหาในการสะกดคำ
หากต้องการเปิดใช้งานการแทนที่อัตโนมัติ ไปที่ส่วน "ตัวเลือก" - "การสะกด" - "ตัวเลือกการแก้ไขอัตโนมัติ" ทำเครื่องหมายที่ช่อง "แทนที่ขณะที่คุณพิมพ์" ในช่อง "แทนที่" ให้ระบุคำหรือวลีที่ทำให้สะกดยาก ในคอลัมน์ด้านซ้าย ให้เขียนคำที่สะกดผิด และทางด้านขวา ให้เขียนการสะกดที่ถูกต้อง หลังจากเพิ่มจำนวนคำและวลีเพียงพอแล้ว ให้คลิก "ตกลง" และบันทึกการเปลี่ยนแปลง