MS Excel เป็นเครื่องมือที่สะดวกมากสำหรับการคำนวณและนำเสนอข้อมูลแบบตาราง อย่างไรก็ตาม ในการเตรียมเอกสารการรายงาน มักจะต้องให้ข้อมูลตารางในรูปแบบ Word ในเวลาเดียวกัน บางครั้งจำเป็นต้องแปลไม่เพียงเฉพาะเนื้อหาโดยตรงของข้อมูลเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการจัดรูปแบบของเอกสารด้วย
มันจำเป็น
MS Word, MS Excel, คอมพิวเตอร์
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
ในการแปลข้อมูลจากไฟล์ที่บันทึกในรูปแบบ Excel เป็น Word ให้เปิดไฟล์สเปรดชีต เลือกเซลล์ที่จำเป็นในนั้น คลิกขวาแล้วเลือก "คัดลอก" จากนั้นเริ่มโปรแกรม MS Word สร้างเอกสารเปล่า (ตามกฎแล้วจะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ) และวางส่วนย่อยที่คัดลอกจาก Excel ลงในนั้น ในกรณีนี้ จำนวนคอลัมน์ที่จำเป็นในการแสดงตารางจะปรากฏในเอกสารที่สร้างขึ้น และแต่ละแถวจากตาราง Excel จะแสดงเป็นบรรทัดแยกต่างหากในเอกสาร
วิธีนี้เป็นวิธีที่ง่ายที่สุด แต่เมื่อใช้งาน การจัดรูปแบบของเอกสารต้นฉบับจะสูญหายไป นอกจากนี้ การแก้ไขเพิ่มเติมของตารางจำลองที่สร้างขึ้นใน Word จะเป็นเรื่องยากมาก
ขั้นตอนที่ 2
ในการทำให้ตารางที่เตรียมใน Excel เกือบจะเหมือนกันใน Word ให้วางข้อมูลที่คัดลอกลงในตารางที่เตรียมไว้ล่วงหน้า เมื่อต้องการทำเช่นนี้ ให้นับจำนวนคอลัมน์และแถวที่ตารางต้นฉบับมี จากนั้นใน Word ให้เลือกรายการเมนู "ตาราง" และ "แทรก" ป้อนจำนวนคอลัมน์และแถวในหน้าต่างที่ปรากฏขึ้น แล้วคลิกยืนยัน การตั้งค่าอื่น ๆ (เครื่องสำอาง) สามารถทำได้ในภายหลัง
ในกรณีแรกให้คัดลอกส่วนที่ต้องการของตาราง จากนั้นใช้เมาส์เลือกทั้งตารางที่สร้างใน Word คลิกขวาแล้วเลือก "วาง" ข้อมูลทั้งหมดจากตารางต้นฉบับจะถูกกระจายอย่างเรียบร้อยระหว่างเซลล์ว่างของตาราง Word ใช้เครื่องมือจัดรูปแบบ Word แก้ไขส่วนที่วางไม่ถูกต้องของตาราง
วิธีนี้เหมาะสมที่สุดสำหรับการจัดทำเอกสารการรายงาน อย่างไรก็ตาม วิธีนี้ไม่อนุญาตให้คุณบันทึกสูตร ซึ่งจะทำให้การคำนวณข้อมูลซ้ำในภายหลังมีความซับซ้อน
ขั้นตอนที่ 3
ในการคัดลอกตารางจาก Excel พร้อมกับสูตรและการออกแบบ ให้ใช้การวางที่ไม่ธรรมดา แต่เป็นการวาง "พิเศษ" ในการดำเนินการนี้ ให้คัดลอกส่วนที่ต้องการของตารางด้วย จากนั้นเลือก "แก้ไข" - "วางแบบพิเศษ" จากเมนู Word จากนั้นเลือกบรรทัด "แผ่นงาน Microsoft Excel (วัตถุ)" ในหน้าต่างที่ปรากฏขึ้น
ให้ความสนใจกับตำแหน่งของจุดในบรรทัด "แทรก" และ "เชื่อมต่อ" สำหรับการจัดเตรียมเอกสารมาตรฐาน ให้ปล่อยตัวชี้นี้ไว้ที่บรรทัด "แทรก"
หากคุณต้องการข้อมูลในเอกสาร Word เพื่อเปลี่ยนแปลงโดยอัตโนมัติโดยขึ้นอยู่กับข้อมูลในตาราง Excel ให้เลือกรายการ "ลิงก์" อย่างไรก็ตาม จำเป็นต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าไฟล์ Word สามารถเข้าถึงไฟล์ในรูปแบบ Excel ได้อย่างต่อเนื่อง
