บ่อยครั้งหลังจากเสร็จสิ้นการทำงานกับเอกสาร Excel คุณต้องแก้ไขผลลัพธ์เพื่อไม่ให้แก้ไขได้ หนึ่งในตัวเลือกสำหรับวิธีการบรรลุผลลัพธ์ที่ต้องการคือการแปลงรูปแบบ Excel เป็น PDF
การแปลในบรรณาธิการ
วิธีที่ง่ายที่สุดวิธีหนึ่งในการแปลง excel เป็น pdf คือการบันทึกเอกสารในรูปแบบนี้ ในการดำเนินการนี้ ให้เลือกเมนู "ไฟล์" โดยคลิกที่รายการ "บันทึกเป็น"
ในหน้าต่างที่เปิดขึ้น ระบบจะขอให้คุณเลือกเส้นทางและชื่อที่จะบันทึกไฟล์ รวมถึงนามสกุลที่คุณต้องการค้นหารูปแบบ PDF หลังจากเลือกพารามิเตอร์การปรับให้เหมาะสมและช่วงของข้อมูลที่จะบันทึกแล้ว ที่เหลือก็แค่คลิกปุ่ม "บันทึก" เป็นผลให้ไฟล์จะถูกสร้างขึ้นตามที่อยู่ที่เลือกซึ่งมีข้อมูลที่ทำเครื่องหมายไว้ทั้งหมด
การใช้โปรแกรมเสริม
อย่างไรก็ตาม ใน Excel เวอร์ชันก่อนหน้าบางเวอร์ชัน PDF หายไปจากรายการรูปแบบที่ยอมรับได้ ในกรณีนี้ คุณควรใช้วิธีการอื่นโดยการติดตั้งโปรแกรมเสริมพิเศษสำหรับโปรแกรม จะช่วยให้คุณสามารถแปลง Excel เป็น PDF แม้ว่าจะไม่มีโปรแกรมที่รองรับรูปแบบนี้ก็ตาม ปลั๊กอินนี้เรียกว่า บันทึกเป็น PDF และ XPS สามารถดาวน์โหลดได้ฟรีจากเว็บไซต์ทางการของ Microsoft
หลังจากติดตั้งปลั๊กอินแล้ว มีสามขั้นตอนง่ายๆ ในการบันทึกเอกสารของคุณเป็น PDF ในเมนู "ไฟล์" ให้ค้นหารายการ "บันทึกและส่ง" สำหรับโปรแกรมเวอร์ชัน 2007 และ 2010 และ "บันทึกเป็น" สำหรับส่วนที่เหลือ ในกรณีแรก ในเมนู จะยังคงเลือกรายการ "สร้างเอกสาร PDF / XPS" ซึ่งจะเปิดหน้าต่างที่มีการตั้งค่าคล้ายกับการตั้งค่าสำหรับบันทึกเอกสารในตัวแก้ไข ในกรณีที่สอง ในเมนูแบบขยาย คุณต้องค้นหา PDF หรือ XPS ซึ่งจะแสดงหน้าต่างเดียวกัน เช่นเดียวกับในตัวแก้ไข Add-in จะแจ้งให้ผู้ใช้บันทึกทั้งเอกสารหรือปล่อยให้เฉพาะช่วงของเซลล์ที่เลือกไว้ในตาราง
บริการพิเศษ
หากไม่มีโอกาสที่จะใช้วิธีที่แนะนำข้างต้น ตัวแปลงพิเศษจะช่วยคุณแปลง Excel เป็น PDF ขณะนี้มีทั้งบริการออนไลน์พิเศษและโปรแกรมที่ไม่ต้องการการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต ทั้งคู่ใช้อัลกอริธึมของการกระทำเดียวกัน ทำให้เกิดผลลัพธ์ที่คล้ายคลึงกัน ในกรณีของการใช้งานเว็บแอปพลิเคชัน คุณจะต้องดาวน์โหลดเอกสารที่ต้องการเท่านั้น หลังจากนั้น คุณควรดาวน์โหลดผลลัพธ์หลังจากนั้นสักครู่ ในโปรแกรมออฟไลน์ คุณเพียงแค่ต้องเลือกไฟล์ที่เหมาะสม ระบุพารามิเตอร์และเส้นทางเพื่อบันทึกเอกสาร ข้อดีอย่างหนึ่งของตัวแปลง (PDF เป็น Excel) คือสามารถแปลได้โดยไม่ต้องใช้โปรแกรมพิเศษ
การแปลงย้อนกลับ
คุณอาจต้องเปลี่ยนกลับเป็นรูปแบบเดิมหากต้องการทำงานกับไฟล์ต่อไป ดังนั้น หากคุณแปลง Excel เป็น PDF ข้อมูลทั้งหมดจะยังคงอยู่ แต่ผู้ใช้จะใช้สูตรไม่ได้ ดังนั้นเพื่อให้ขั้นตอนการรับผลลัพธ์เป็นความลับก็เพียงพอที่จะทำการเปลี่ยนแปลงเอกสารสองครั้ง และหากตัวแก้ไขเองสามารถช่วยแปลเป็นรูปแบบเอกสารพกพาได้ เฉพาะตัวแปลง PDF เป็น Excel เท่านั้นที่จะรับประกันได้ว่าจะส่งกลับข้อมูล
