ฐานข้อมูลคือแคตตาล็อกของข้อมูล ข้อมูลถูกจัดระเบียบตามกฎที่ยอมรับโดยทั่วไป สมุดโทรศัพท์หรือพจนานุกรมเป็นตัวอย่างที่ง่ายที่สุดของฐานข้อมูล ด้วยการพัฒนาเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ ทำให้ฐานข้อมูลมีขนาดใหญ่ขึ้นและซับซ้อนมากขึ้น
ทำความเข้าใจฐานข้อมูล
ฐานข้อมูลเป็นเครื่องมือในการรวบรวมและจัดระเบียบข้อมูล พวกเขาสามารถมีข้อมูลเกี่ยวกับผู้คน ผลิตภัณฑ์ การเงิน และอื่นๆ การสร้างฐานเริ่มต้นด้วยรายการง่ายๆ หรือสเปรดชีต เมื่อเวลาผ่านไป รายการนี้จะเพิ่มขึ้น และความซ้ำซ้อนและความไม่สอดคล้องกันเริ่มปรากฏในข้อมูล เป็นการยากที่จะคิดว่าพวกเขาเป็นรายการ เมื่อปัญหาเหล่านี้เริ่มปรากฏขึ้น ควรเปลี่ยนเป็นฐานข้อมูลโดยใช้ระบบจัดการฐานข้อมูล (DBMS) หนึ่งในผลิตภัณฑ์ที่ดีที่สุดในพื้นที่นี้คือ Microsoft Office Acess ซึ่งรวมความยืดหยุ่น ใช้งานง่าย และอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่าย
โต๊ะ
ตารางในฐานข้อมูลดูเหมือนตารางธรรมดาที่ข้อมูลถูกเก็บไว้ในแถวและคอลัมน์ ด้วยเหตุนี้ การนำเข้าตารางปกติไปยังฐานข้อมูลจึงค่อนข้างง่าย ความแตกต่างที่สำคัญระหว่างสเปรดชีตและฐานข้อมูลคือระดับของการจัดระเบียบข้อมูล
แต่ละแถวในตารางเรียกว่าระเบียน ข้อมูลที่เลือกจะถูกเก็บไว้ในบันทึก แต่ละฟิลด์ประกอบด้วยฟิลด์อย่างน้อยหนึ่งฟิลด์ เขตข้อมูลจะคล้ายกับคอลัมน์ในตาราง ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างตารางชื่อ "พนักงาน" ซึ่งแต่ละระเบียน (แถว) มีข้อมูลส่วนบุคคลของผู้ปฏิบัติงาน (ชื่อ นามสกุล) และแต่ละฟิลด์ (คอลัมน์) ให้ข้อมูลเกี่ยวกับเขา (ที่อยู่ ฯลฯ). ฟิลด์ควรถูกกำหนดให้เป็นประเภทข้อมูลเฉพาะ ไม่ว่าจะเป็นข้อความ วันที่ เวลา ตัวเลข หรือข้อมูลประเภทอื่นๆ
แบบฟอร์ม
แบบฟอร์มบางครั้งเรียกว่า "หน้าจอการป้อนข้อมูล" นี่คือประเภทของอินเทอร์เฟซที่ใช้ในการทำงานกับข้อมูลของคุณ แบบฟอร์มมักประกอบด้วยปุ่มคำสั่งที่ทำหน้าที่ต่างๆ ค่อนข้างเป็นไปได้ที่จะสร้างฐานข้อมูลโดยไม่ต้องใช้แบบฟอร์มโดยการแก้ไขข้อมูลที่ป้อนเข้าในตารางอ้างอิง อย่างไรก็ตาม ฐานข้อมูลส่วนใหญ่ใช้แบบฟอร์มเพื่อดู ป้อน และแก้ไขตาราง
ติดต่อสอบถาม
คิวรีเป็นตัวดำเนินการที่แท้จริงของฐานข้อมูลและสามารถให้บริการฟังก์ชันต่างๆ ได้มากมาย แอปพลิเคชันทั่วไปของพวกเขาคือการดึงข้อมูลเฉพาะจากตาราง ข้อมูลที่ผู้ใช้ต้องการรับมักจะกระจายอยู่หลายตาราง แบบสอบถามช่วยให้คุณดูตารางทั้งหมดได้พร้อมกันและแสดงผลการค้นหาบนหน้าจอ นอกจากนี้ คิวรียังให้คุณเพิ่มเกณฑ์ที่กรองข้อมูลสำหรับคิวรีเฉพาะได้
รายงาน
รายงานใช้เพื่อสรุปและนำเสนอข้อมูลในตาราง แต่ละรายงานสามารถแก้ไขได้เพื่อนำเสนอข้อมูลในรูปแบบที่แตกต่างกัน สามารถสร้างรายงานได้ตลอดเวลาและจะสะท้อนถึงสถานะปัจจุบันของฐานข้อมูล
มาโคร
แมโครใน Access นั้นคล้ายคลึงกับภาษาการเขียนโปรแกรมที่ใช้เพื่อเพิ่มฟังก์ชันการทำงานของฐานข้อมูล ตัวอย่างเช่น เมื่อแนบมาโครกับปุ่มบนฟอร์ม แมโครจะทำงานทุกครั้งที่คลิกปุ่มนั้น แมโครประกอบด้วยการดำเนินการเพื่อทำงานเฉพาะ เช่น การสร้างรายงาน ดำเนินการสอบถาม หรือแก้ไขข้อมูล การดำเนินการฐานข้อมูลด้วยตนเองส่วนใหญ่สามารถทำได้โดยอัตโนมัติโดยใช้มาโคร ซึ่งช่วยประหยัดเวลาและทรัพยากรของพีซีได้มาก
