ระบบการตั้งชื่อเคสเป็นรายการลำดับเลขของชื่อเคสที่ยื่นภายในองค์กร ตามเอกสารนี้ งานทั้งหมดเกี่ยวกับเอกสารขององค์กรกำลังดำเนินการอยู่ สะท้อนให้เห็นถึงเวลาการจัดเก็บเอกสารที่เฉพาะเจาะจงและหน่วยงานใดรับผิดชอบเอกสารใด
จำเป็น
- - ความรู้เกี่ยวกับงานสำนักงาน
- - รายการเอกสารทั่วไปที่มีระยะเวลาจัดเก็บ
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
ตัดสินใจเกี่ยวกับการพัฒนาระบบการตั้งชื่อนี้ต้องทำโดยใช้คำสั่งสำหรับองค์กร ในนั้นระบุว่าใครควรตั้งชื่อตามผู้นำและในกรอบเวลาใด ถัดไป ชี้แจงขอบเขตของรายการ ในการสร้างระบบการตั้งชื่อส่วนบุคคล คุณสามารถใช้การตั้งชื่อโดยประมาณ ซึ่งสามารถรวบรวมสำหรับกลุ่มขององค์กรที่เป็นส่วนหนึ่งของระบบเดียวกัน พิจารณาโครงสร้างองค์กรของคุณเมื่อร่างเอกสารนี้
ขั้นตอนที่ 2
เลือกรูปแบบการจัดหมวดหมู่ตามที่จะสร้างระบบการตั้งชื่อ ขึ้นอยู่กับโครงสร้างองค์กร หากมีเสถียรภาพเพียงพอ ให้เลือกแผนภาพบล็อกของระบบการตั้งชื่อ หากมีการเปลี่ยนแปลงบ่อย ให้เลือกแผนงานการผลิต ในกรณีแรก ส่วนต่างๆ ของระบบการตั้งชื่อจะสอดคล้องกับชื่อของแผนกโครงสร้างของบริษัท ลำดับของที่ตั้งควรคล้ายกับตารางการรับพนักงาน ในกรณีที่สอง ใช้หน้าที่หรือทิศทางของกิจกรรมขององค์กรเป็นส่วน ๆ เมื่อร่างการตั้งชื่อกิจการของบริษัท
ขั้นตอนที่ 3
กำหนดหัวข้อของคดี ชื่อเรื่องควรมีความชัดเจน รัดกุม และเปิดเผยโครงสร้างหลักและเนื้อหาของเอกสารคดี รวมถึงการชี้แจงเนื้อหาของคดีข้อมูลเกี่ยวกับความถูกต้องและสำเนาเอกสาร อย่าใช้คำเกริ่นนำ วลีที่ซับซ้อน และถ้อยคำที่ไม่เจาะจงในหัวข้อ
ขั้นตอนที่ 4
เมื่อรวบรวมรายชื่อหัวเรื่อง ให้ใช้เครื่องหมายต่อไปนี้: เล็กน้อย (ประเภทของเอกสาร), ผู้เขียน, ผู้สื่อข่าว, ลำดับเหตุการณ์ (เวลาที่สร้าง), คำถามเรื่อง, ภูมิศาสตร์
ขั้นตอนที่ 5
กำหนดระยะเวลาเก็บรักษาสำหรับกรณีต่าง ๆ เพื่อใช้รายการมาตรฐานของเอกสารการจัดการ ออกแบบระบบการตั้งชื่อให้สมบูรณ์ ข้อความควรมีลักษณะเหมือนตาราง ใส่ตราประทับการอนุมัติบนหน้าชื่อเรื่อง