แอปพลิเคชั่นสำนักงานยอดนิยม ได้แก่ MS Word และ MS Excel จากแพ็คเกจ MS Office และบ่อยครั้งที่คุณต้องสร้างเอกสารในแอปพลิเคชันเหล่านี้ ป้อน (หรือเปลี่ยนแปลง) ข้อมูลที่จำเป็นลงในนั้นและบันทึก รวมถึงสร้างกราฟและไดอะแกรมที่จำเป็น และดำเนินการคำนวณ ทั้งหมดนี้สามารถทำได้หลายวิธี
จำเป็น
คอมพิวเตอร์ Windows, MS Office, ABBYY Finereader
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
ถ้าคุณต้องการสร้างเอกสารใหม่ มีหลายวิธีในการทำเช่นนี้ ในตัวเลือกแรก ให้เปิด MS Word หรือ MS Excel แล้วคลิก "ไฟล์ -> ใหม่ -> เอกสารใหม่" เอกสาร MS Word / Excel เปล่าจะเปิดขึ้น คุณยังสามารถคลิกไอคอนกระดาษเปล่าในแถบเครื่องมือได้อีกด้วย นี้จะสร้างเอกสารเปล่าที่มีการตั้งค่าเริ่มต้นและชื่อ อีกวิธีที่ง่ายกว่าคือคลิกบนพื้นที่ว่างบนเดสก์ท็อปและเลือก New-> Word Document (หรือ Microsoft Excel Sheet)
ขั้นตอนที่ 2
คุณสามารถสร้างเอกสาร Office โดยใช้โปรแกรมจดจำข้อความ เช่น ABBYY Finereader โปรแกรมนี้ให้คุณบันทึกเอกสารที่สแกนและรู้จักในรูปแบบ Word (doc) และ Excel (xls) อีกทางเลือกหนึ่งสำหรับการสร้างเอกสารคือการแปลงจากรูปแบบอื่น มีโปรแกรมแปลงไฟล์พิเศษ (ในบางกรณีมีโปรแกรมในตัว) ที่ให้คุณแปลงเอกสารปัจจุบันเป็นรูปแบบ doc และ xls ยอดนิยมได้ ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถแปลงไฟล์ OpenOffice, Acrobat Reader และอื่นๆ เป็นรูปแบบ Word หรือ Excel ได้
ขั้นตอนที่ 3
ไม่ว่าคุณจะสร้างหรือจัดรูปแบบเอกสาร Word / Excel อย่างไร ในอนาคตก็สามารถเติมเนื้อหาหรือแก้ไขโดยแก้ไขด้วยแป้นพิมพ์และเมาส์ได้ คุณอาจต้องแทรกรูปภาพ ไดอะแกรม ฯลฯ ทั้งหมดนี้สามารถทำได้ในโปรแกรม MS Office โดยใช้เมนูหลัก
ขั้นตอนที่ 4
หลังจากที่คุณทำงานกับเอกสารเสร็จแล้ว คุณต้องบันทึก ในการทำเช่นนี้คุณสามารถใช้เมนูหลัก ("ไฟล์ -> บันทึก" - บันทึกเอกสารด้วยชื่อเริ่มต้นหรือ "ไฟล์ -> บันทึกเป็น" - ในกรณีนี้คุณสามารถกำหนดชื่อโดยพลการให้กับเอกสาร). คุณยังสามารถใช้แถบเครื่องมือเพื่อบันทึกเอกสารได้อีกด้วย หากต้องการบันทึกเอกสารปัจจุบัน ให้คลิกที่ไอคอนฟลอปปีดิสก์
