สเปรดชีตที่สร้างใน Microsoft Excel เวอร์ชันต่างๆ มีคุณสมบัติหลายอย่างที่ทำให้เปิดไฟล์ได้ยาก ควรทำความเข้าใจว่าเหตุใดไฟล์จึงไม่เปิดใน Excel
ปัญหาความเข้ากันได้
ส่วนใหญ่แล้ว ปัญหาในการเปิดไฟล์ที่สร้างใน Excel นั้นเกิดจากการสร้างในโปรแกรมเวอร์ชันต่างๆ หากไฟล์ถูกส่งคืนใน Excel 2007, 2010 และ 2013 แสดงว่าไม่น่าจะเปิดได้ตามปกติในโปรแกรมเวอร์ชันเก่า ปัญหาอาจแก้ไขได้ด้วยการติดตั้งโปรแกรมแก้ไขพิเศษที่สร้างขึ้นโดยเฉพาะเพื่อแก้ปัญหาความเข้ากันได้ดังกล่าว เรียกว่า Microsoft Office Compatibility Pack สำหรับรูปแบบไฟล์ Word, Excel และ PowerPoint 2007 หมายเลข 2007 อาจฟังดูคล้ายชื่อ แต่ไม่มีความแตกต่างระหว่างไฟล์ที่สร้างใน Excel 2010 และ 2013 ดังนั้นโปรแกรมแก้ไขนี้จึงเหมาะอย่างยิ่งสำหรับการแก้ปัญหาเกี่ยวกับการเปิดไฟล์
มีโปรแกรมฟรีที่ไม่ด้อยกว่าฟังก์ชันการทำงานของ Microsoft Office และโดยเฉพาะ Microsfot Excel เรียกว่า OpenOffice
หากไม่สามารถติดตั้งโปรแกรมแก้ไขนี้สำหรับ Excel 2003 คุณสามารถขอให้บันทึกไฟล์นี้อีกครั้งจากรูปแบบใหม่ ("xlsx") เป็นไฟล์เก่า ("xls") ในการดำเนินการนี้ ใน Microsft Excel 2007, 2010 หรือ 201 คุณต้องคลิกปุ่ม "ไฟล์" จากนั้นคลิก "บันทึกเป็น" จากนั้นเลือกรูปแบบการบันทึกที่ต้องการจากรูปแบบที่เสนอ
สูตรและการแก้ไข
Microsoft Excel 2007, 2010 และ 2013 มีข้อได้เปรียบที่สำคัญหลายประการเหนือเวอร์ชันที่เก่ากว่า ประการแรกคือการป้องกันสูตรที่เป็นวัฏจักร นี่เป็นข้อผิดพลาดเชิงตรรกะ ในระหว่างที่วัฏจักรในสูตรจะทำซ้ำตัวเองอย่างไม่มีกำหนด ใน Excel เวอร์ชันเก่า สูตรดังกล่าวอาจทำให้ข้อมูลสูญหายและระบบหยุดทำงานโดยสิ้นเชิง ผลิตภัณฑ์รุ่นล่าสุดจาก Microsoft อาจบล็อกการเกิดของสูตรดังกล่าว ไฟล์ดังกล่าวไม่สามารถเปิดใน Excel รุ่นที่ใหม่กว่า หากคุณต้องการเปิดไฟล์ คุณจะต้องขอให้ผู้สร้างไฟล์ลบสูตรวงกลมทั้งหมดออกจากไฟล์
ไฟล์ที่สร้างใน Excel เวอร์ชันใหม่กว่าสามารถเปิดได้อย่างถูกต้องไม่เพียงแค่มีโปรแกรมแก้ไขพิเศษเท่านั้น แต่ยังสามารถเปิดฟอนต์ทั้งหมดที่ใช้สร้างไฟล์ได้อีกด้วย มิฉะนั้น คุณจะต้องค้นหาชื่อของพวกเขาและดาวน์โหลดจากเว็บไซต์ทางการของ Microsoft
ควรจะกล่าวว่า Microsoft Excel 2007, 2010 และ 2013 มีสูตรที่จะไม่ได้รับการสนับสนุนในรุ่นเก่ากว่า ไฟล์ดังกล่าวอาจเปิดขึ้นมาได้ แต่ไม่ใช่ทุกสูตรที่จะใช้งานได้
โปรแกรมที่สร้างไฟล์สำหรับ Excel
ในขณะนี้ หลายโปรแกรมมีตัวเลือกในการบันทึกไฟล์ในรูปแบบ xls และ xlsx บางคนทำได้แย่กว่า บางคนทำได้ดีกว่า ตัวอย่างเช่น โปรแกรมที่รู้จักกันดี FineReader สามารถสแกนไฟล์ได้โดยตรงในรูปแบบ Excel ด้วยคุณภาพที่ค่อนข้างดี ไฟล์เหล่านี้สามารถเปิดได้อย่างง่ายดายใน Microsoft Excel เวอร์ชันใดก็ได้ แต่มีโปรแกรมอื่นอีกมากมายที่ไม่สามารถทำสิ่งนี้ได้ด้วยคุณภาพเดียวกัน สิ่งเหล่านี้สามารถเป็นแบบแอนะล็อก FineReader หรือโปรแกรมที่เชี่ยวชาญในการแปลงไฟล์จากรูปแบบเป็นรูปแบบ ไฟล์ที่สร้างในโปรแกรมดังกล่าวไม่สามารถเปิดได้ใน Microsoft Excel ที่มีคุณภาพดีเสมอไป
