เมื่อทำงานกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ การเรียนรู้วิธีบันทึกงานของคุณในหน่วยความจำคอมพิวเตอร์เป็นสิ่งสำคัญมาก เมื่อคุณสร้างเอกสาร เอกสารนั้นจะอยู่ใน RAM ของคอมพิวเตอร์ ถ้าคุณไม่บันทึกเอกสาร งานของคุณอาจสูญหายเมื่อคุณปิดโปรแกรมหรือปิดเครื่องคอมพิวเตอร์
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
เพื่อไม่ให้งานของคุณสูญหาย ให้บันทึกเอกสารของคุณให้บ่อยที่สุด คุณสามารถบันทึกไฟล์ลงในโฟลเดอร์ Windows My Documents หรือโฟลเดอร์อื่นๆ ที่คุณสร้างไว้ในฮาร์ดไดรฟ์ของคุณเอง
ขั้นตอนที่ 2
วิธีการบันทึกไฟล์ในเกือบทุกโปรแกรมก็เหมือนกัน มาดูตัวอย่างโปรแกรม Word Pad กัน คลิกเริ่ม - โปรแกรมทั้งหมด - อุปกรณ์เสริม - Word Pad พิมพ์ข้อความในเอกสาร ไปที่เมนูไฟล์และเลือกบันทึก คุณยังสามารถใช้การกดปุ่ม Ctrl + S พร้อมกันได้ กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้นซึ่งคุณต้องระบุชื่อไฟล์ ประเภทของไฟล์ และตำแหน่งที่บันทึก คลิกบันทึกเมื่อเสร็จสิ้น ถ้าคุณทำงานกับเอกสารนี้อีกครั้งและเปลี่ยนแปลงเอกสาร คุณจะต้องบันทึกอีกครั้ง แต่กล่องโต้ตอบจะไม่ปรากฏขึ้นอีก
ขั้นตอนที่ 3
เพื่อประหยัดพื้นที่และเวลา ให้บันทึกเอกสารลงในโฟลเดอร์ที่ต้องการทันที ลองใช้เอกสารที่เราบันทึกไว้ใน Word Pad ในเมนูไฟล์ ให้เลือกตัวเลือกบันทึกเป็น ในกล่องโต้ตอบใหม่ที่ปรากฏขึ้น คุณสามารถเลือกตำแหน่งอื่นเพื่อบันทึกไฟล์ได้ ตัวอย่างเช่น ฮาร์ดไดรฟ์ C. ในบานหน้าต่างตรงกลางของหน้าต่าง คุณจะเห็นโฟลเดอร์และไฟล์ทั้งหมดที่อยู่ในฮาร์ดไดรฟ์ ที่นี่คุณสามารถเลือกโฟลเดอร์ใหม่เพื่อบันทึกไฟล์ได้ คลิกบันทึก เอกสารได้รับการเก็บรักษาไว้ในตำแหน่งใหม่ เพราะ ก่อนที่คุณจะบันทึกไฟล์นี้ไปยังโฟลเดอร์อื่นแล้ว ไฟล์ที่บันทึกในตอนนี้จะเป็นสำเนาของไฟล์นั้น เวอร์ชันก่อนหน้ายังคงอยู่ในโฟลเดอร์เก่า
ขั้นตอนที่ 4
หลายโปรแกรมอนุญาตให้คุณบันทึกไฟล์ในรูปแบบต่างๆ ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการส่งไฟล์ให้ผู้ที่ใช้โปรแกรมแก้ไขข้อความอื่น เปิด Word Pad - บันทึกเป็น โดยค่าเริ่มต้น ไฟล์จะถูกบันทึกในรูปแบบ RTF หากคุณต้องการบันทึกไฟล์ในรูปแบบของเอกสารข้อความ ให้เลือกในหน้าต่างประเภทไฟล์ - เอกสารข้อความ แล้วคลิกบันทึก มีหลายรูปแบบที่สามารถบันทึกเอกสารได้ เช่น.doc หรือ.html