ในบางกรณี คุณจำเป็นต้องคัดลอกข้อมูลจากเอกสารหนึ่งไปยังอีกเอกสารหนึ่ง และสามารถสร้างเอกสารเหล่านี้ได้ด้วยโปรแกรมต่างๆ บ่อยครั้ง คุณต้องถ่ายโอนตารางหลายตารางจากเอกสารที่สร้างใน MS Excel ไปยังเอกสารใหม่ใน MS Word หรือในทางกลับกัน
จำเป็น
ซอฟต์แวร์ไมโครซอฟออฟฟิศ
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
วิธีที่ง่ายที่สุดแต่ไม่ได้ผลเสมอไปคือการใช้คลิปบอร์ดของระบบ เลือกข้อมูลหรือเซลล์ที่ต้องการแล้วกดแป้นพิมพ์ลัด Ctrl + C หรือ Ctrl + Insert การดำเนินการเดียวกันสามารถทำได้ผ่านเมนู "แก้ไข" และรายการ "คัดลอก" จากนั้นไปที่เอกสารที่คุณต้องการคัดลอกส่วนและกดคีย์ผสม Ctrl + V หรือ Shift + Insert หรือผ่านเมนู "แก้ไข" และรายการ "วาง"
ขั้นตอนที่ 2
คุณอาจรู้ว่าทุกโปรแกรมในชุดโปรแกรม Microsoft Office มีเครื่องมือคลิปบอร์ด ช่วยให้คุณสามารถคัดลอกและจัดเก็บได้ถึง 24 ส่วนในหน่วยความจำระหว่างการทำงานของโปรแกรม คัดลอกบางส่วนแล้ววางโดยใช้ "Office Clipboard" คุณสามารถเรียกหน้าต่างของเครื่องมือนี้ผ่านเมนู "แก้ไข" โดยเลือกรายการที่มีชื่อเดียวกัน
ขั้นตอนที่ 3
หากวิธีนี้ไม่ได้ช่วยให้ถ่ายโอนข้อมูลทั้งหมดจากไฟล์หนึ่งไปยังอีกไฟล์หนึ่งได้อย่างสมบูรณ์ ขอแนะนำให้ใช้วิธีอื่นซึ่งยึดตามการบันทึกรูปแบบไฟล์หนึ่งไปยังไฟล์ เอกสารเกือบทั้งหมดในชุดโปรแกรม Microsoft Office จะเขียนและอ่านข้อมูลจากไฟล์ xml ในลักษณะเดียวกัน ถือว่าเป็นรูปแบบที่สะดวกและค่อนข้างใช้งานได้จริง กล่าวอีกนัยหนึ่ง xml ไม่มีอะไรมากไปกว่าการเก็บถาวรที่มีข้อมูล
ขั้นตอนที่ 4
หากคุณเคยใช้โปรแกรมเวอร์ชันใหม่กว่า เช่น MS Word 2007 (2010) หรือ MS Excel 2007 (2010) คุณอาจสังเกตเห็นว่ารูปแบบที่คุ้นเคยได้ถูกแทนที่ด้วยรูปแบบใหม่ เช่น docx และ xlsx รูปแบบใหม่นี้ประกอบด้วยเอกสาร xml ทั้งหมด และมีการเพิ่มตัวอักษร "x" เพื่อหลีกเลี่ยงความสับสน
ขั้นตอนที่ 5
บันทึกเอกสารในรูปแบบ xml โดยกดแป้นพิมพ์ลัด Ctrl + S ในหน้าต่างบันทึกไฟล์ ให้ไปที่ File Type แล้วเลือกบรรทัดเอกสาร XML ในโปรแกรมแก้ไขอื่น เปิดไฟล์นี้โดยกดแป้นพิมพ์ลัด Ctrl + O
