วิธีที่เข้าถึงได้มากที่สุดในการจัดเรียงข้อมูลในตารางคือตัวแก้ไขสเปรดชีต Excel จากชุดแอปพลิเคชัน Microsoft Office เครื่องมือสำหรับการเรียงลำดับค่าในแถวและคอลัมน์นั้นค่อนข้างใช้งานง่าย และช่วยให้คุณสร้างกฎการจัดเรียงที่ค่อนข้างซับซ้อนได้
จำเป็น
โปรแกรมแก้ไขสเปรดชีต Microsoft Excel 2007 2007
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
คลิกขวาที่เซลล์ใดก็ได้ในคอลัมน์ ถ้าคุณต้องการจัดเรียงข้อมูลตารางตามค่าของคอลัมน์นี้ ในเมนูบริบทที่ปรากฏ ให้เปิดส่วน "การจัดเรียง" และเลือกทิศทางการเรียงลำดับข้อมูลที่ต้องการ หากคอลัมน์นี้มีค่าข้อความ การเรียงลำดับ "จากน้อยไปมาก" หมายถึงการเรียงลำดับตามตัวอักษร หากใส่วันที่ในเซลล์ของคอลัมน์นี้ จะหมายถึงการเรียงลำดับจากวันที่เก่าที่สุดไปยังวันที่ถัดไป
ขั้นตอนที่ 2
ในทำนองเดียวกัน คุณสามารถจัดเรียงข้อมูลตามสัญลักษณ์ต่างๆ ของการออกแบบเซลล์ ไม่ใช่ตามค่าที่มีอยู่ เมื่อต้องการทำเช่นนี้ มีสามรายการเมนูบริบทที่ช่วยให้คุณสามารถจัดเรียงข้อมูลตามสีพื้นหลังของเซลล์ ความหนา และสีของแบบอักษร คุณยังสามารถจัดเรียงตามไอคอนที่สามารถวางไว้ในเซลล์ของคอลัมน์ได้
ขั้นตอนที่ 3
หากคุณต้องการจัดเรียงตารางตามข้อมูลจากหลายคอลัมน์ คุณสามารถทำตามขั้นตอนนี้สำหรับแต่ละคอลัมน์ตามลำดับได้ อย่างไรก็ตาม Excel มีตัวเลือกที่ช่วยให้คุณสามารถระบุลำดับและลำดับการจัดเรียงของคอลัมน์ที่ต้องการในกล่องโต้ตอบทั่วไปได้ เมื่อต้องการเปิดกล่องโต้ตอบนี้ ให้คลิกขวาที่เซลล์ใดก็ได้ในตาราง ขยายส่วน การเรียงลำดับ แล้วเลือก การเรียงลำดับแบบกำหนดเอง
ขั้นตอนที่ 4
เลือกคอลัมน์แรกที่จะเรียงลำดับในรายการดรอปดาวน์เรียงตาม ในฟิลด์ทางด้านขวา ให้ระบุว่าควรใช้กฎการจัดเรียงนี้กับค่าใด - กับค่าหรือรูปแบบของเซลล์ (สี แบบอักษร ไอคอน) ในรายการดรอปดาวน์สุดท้าย ให้เลือกทิศทางการเรียงลำดับ การตั้งค่ากฎสำหรับหนึ่งคอลัมน์เสร็จสมบูรณ์
ขั้นตอนที่ 5
คลิกปุ่มเพิ่มระดับเพื่อดำเนินการปรับแต่งตัวเลือกการจัดเรียงสำหรับคอลัมน์ถัดไป อีกหนึ่งบรรทัดจะถูกเพิ่มในบรรทัดที่เสร็จสมบูรณ์แล้ว และคุณจะต้องทำซ้ำสิ่งที่ทำในขั้นตอนก่อนหน้าสำหรับคอลัมน์ที่สอง หากมีกฎการจัดเรียงมากกว่าสองกฎ ให้เพิ่มและกรอกบรรทัดหลายครั้งตามต้องการ
ขั้นตอนที่ 6
สำหรับแต่ละตาราง คุณสามารถระบุกฎได้มากถึง 64 กฎในชุดการจัดเรียงที่ซับซ้อน ซึ่งมักจะเพียงพอสำหรับข้อมูลที่ต้องประมวลผลในสเปรดชีต Excel หากจำเป็นต้องมีกฎที่ซับซ้อนมากขึ้นในการเรียงลำดับค่าในตาราง ควรใช้แอปพลิเคชันฐานข้อมูลที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น ในแพ็คเกจ Microsoft Office Access DBMS ได้รับการออกแบบมาสำหรับสิ่งนี้