เอกสารข้อความที่สร้างในโปรแกรมแก้ไข Word จากรูปแบบใดก็ได้สามารถแปลงเป็น PDF ได้โดยใช้โปรแกรมพิเศษต่างๆ หรือตัวแปลงออนไลน์ การเลือกวิธีการแปลงขึ้นอยู่กับการใช้งานเอกสารต่อไป
รูปแบบ PDF และความหมายของมัน
PDF (Portable Document Format) ได้รับการออกแบบสำหรับการสร้างและแจกจ่ายเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ มันถูกพัฒนาโดย Adobe Systems ข้อดีของรูปแบบ PDF คือสามารถอ่านได้โดยระบบปฏิบัติการหลักทั้งหมดโดยไม่ต้องเปลี่ยนเนื้อหาของเอกสาร และสนับสนุนภาพเวกเตอร์และบิตแมป รูปทรง แบบอักษร การแทรกมัลติมีเดีย และข้อมูลอื่นๆ ที่จำเป็นสำหรับการแสดงผล
ทุกวันนี้ PDF เป็นรูปแบบที่ใช้กันทั่วไปมากที่สุดรูปแบบหนึ่งสำหรับการสร้างในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์และการผลิตซ้ำของผลิตภัณฑ์สิ่งพิมพ์บนอินเทอร์เน็ต: นิตยสาร หนังสือ โบรชัวร์โฆษณา คำแนะนำ เอกสารทางเทคนิค ฯลฯ สำเนาเอกสารที่สแกนสามารถบันทึกในรูปแบบนี้ได้เช่นกัน
คุณสมบัติที่สำคัญของรูปแบบ PDF สำหรับผู้เขียนเอกสารคือความสามารถในการป้องกันการคัดลอกและแก้ไขข้อมูลโดยไม่ได้รับอนุญาต รวมถึงการรักษาความปลอดภัยลิขสิทธิ์โดยใช้กลไกลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ในทางกลับกัน ผู้ใช้จะได้รับความเป็นไปได้ทั้งหมดของการโต้ตอบแบบโต้ตอบกับเนื้อหาของไฟล์ PDF: การอ่าน การกรอกแบบฟอร์มและการลงนามในเอกสาร การเพิ่มความคิดเห็น การสร้างบุ๊คมาร์ค การค้นหาด้วยข้อความ และอื่นๆ ดร.
ซอฟต์แวร์ PDF
ต้องใช้ซอฟต์แวร์พิเศษเพื่อทำงานกับเอกสาร PDF การดู พิมพ์ และใส่คำอธิบายประกอบสามารถทำได้โดยใช้ Adobe Reader, Foxit Reader, STDU Viewer และอื่นๆ
ในการสร้างหรือแก้ไขเอกสาร PDF (รวมถึงการแปลงไฟล์ข้อความที่เสร็จแล้วจากรูปแบบ Word เป็น PDF) คุณต้องใช้โปรแกรมที่เหมาะสม อาจเป็น Acrobat จาก Adobe Systems หรือโปรแกรมของบริษัทอื่น เช่น Foxit Phantom, PDF Factory เป็นต้น หลังจากติดตั้งแล้ว โปรแกรมเหล่านี้จะสร้างแถบเครื่องมือของตนเองในแอปพลิเคชัน MS Office (Word, Excel, Access, Power Point, Info Path, One หมายเหตุ ผู้จัดพิมพ์ Visio)
ดังนั้น ในการแปลงไฟล์ Word เป็นไฟล์ PDF ที่มีการป้องกันใน Adobe Acrobat คุณต้อง: เปิดไฟล์ Word และเลือกรายการเมนู "สร้าง PDF" ในริบบิ้น Acrobat; ในกล่องโต้ตอบที่ปรากฏขึ้น ให้เลือก "ป้องกัน PDF" และในหน้าต่างถัดไป ให้ตั้งรหัสผ่านและกำหนดสิทธิ์เพื่อให้ผู้ใช้ไม่สามารถคัดลอกหรือแก้ไขไฟล์ได้ จากนั้นคลิกปุ่มตกลง กำหนดชื่อให้กับไฟล์และบันทึกลงในตำแหน่งที่ต้องการบนคอมพิวเตอร์ของคุณ ข้อเสียของโปรแกรมดังกล่าวคือน้ำหนักมากและใบอนุญาตที่ต้องชำระเงิน
คุณยังสามารถดาวน์โหลดซอฟต์แวร์แปลง PDF ฟรี เช่น PDF Creator หรือ Primo PDF พวกเขาเป็นเครื่องพิมพ์เสมือน ในการเข้าถึงโปรแกรมดังกล่าว คุณต้องเรียกใช้ฟังก์ชันการพิมพ์จากแอปพลิเคชันใดก็ได้ ข้อเสียของซอฟต์แวร์นี้รวมถึงการไม่สามารถฝังไฟล์สื่อได้ เช่นเดียวกับการไม่รับรู้ไฮเปอร์ลิงก์และฟอร์มแบบโต้ตอบ
