MS Access ใช้งานง่ายมากเพราะมีอินเทอร์เฟซผู้ใช้ที่เรียบง่าย ไม่เพียงแต่จะเก็บข้อมูลสำคัญเท่านั้น แต่ยังสามารถประมวลผลข้อมูล รวมถึงการสร้างแบบฟอร์ม รายงาน และไดอะแกรมต่างๆ
จำเป็น
- - คอมพิวเตอร์;
- - โปรแกรม MS Access
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
เริ่มโปรแกรม Access และผ่านเมนูในแท็บ "ไฟล์" คลิกที่ "ใหม่" จากนั้นเลือก "ฐานข้อมูล" และคลิกตกลง หน้าต่างจะปรากฏขึ้นซึ่งคุณจะต้องระบุชื่อของฐานข้อมูลหรือเห็นด้วยกับ db1 ที่เสนอ และคุณจะต้องเลือกตำแหน่งสำหรับจัดเก็บฐานข้อมูลด้วย
ขั้นตอนที่ 2
หลังจากสร้างฐานแล้ว หน้าต่างพร้อมฟังก์ชันสำหรับการทำงานต่อไปจะปรากฏขึ้น ทางด้านซ้ายคือคอลัมน์ที่มีรายการส่วนต่างๆ ควรเลือกรายการ "ตาราง" โดยค่าเริ่มต้น ทางด้านขวาของคอลัมน์คือรายการตัวเลือกสำหรับการสร้างตารางฐานข้อมูล: "การสร้างตารางในโหมดการออกแบบ", "การสร้างตารางโดยใช้ตัวช่วยสร้าง", "การสร้างตารางโดยการป้อนข้อมูล"
ขั้นตอนที่ 3
คลิกที่ "สร้างตารางในโหมดออกแบบ" เพื่อสร้างตารางใหม่ในฐานข้อมูล หน้าต่างใหม่จะปรากฏขึ้นบนหน้าจอพร้อมตารางที่ด้านบนสุดสำหรับป้อนพารามิเตอร์ตาราง: ฟิลด์ ประเภทฟิลด์ และคำอธิบาย คุณสมบัติของแต่ละฟิลด์ใหม่จะปรากฏที่ด้านล่างของหน้าต่าง
ขั้นตอนที่ 4
สร้างตารางที่มีสี่ฟิลด์:
1. รหัส. ประเภทฟิลด์เป็นตัวเลข
2. นามสกุล. ประเภทฟิลด์เป็นข้อความ
3. ชื่อ. ประเภทฟิลด์ - ข้อความ
4. โทรศัพท์. ประเภทฟิลด์เป็นข้อความ
เน้นฟิลด์แรกและคลิกขวาและเลือก ฟิลด์คีย์ ปิดและบันทึกตารางที่สร้างไว้ภายใต้ชื่อที่คุณสะดวก เช่น "Agent" เปิดตารางที่สร้างขึ้นและป้อนรายละเอียดของตัวแทนทั้งสอง
ขั้นตอนที่ 5
สร้างตารางอื่นที่มีสามฟิลด์:
1. ตำแหน่ง. ประเภทฟิลด์เป็นข้อความ
2. ค่าจ้าง ประเภทฟิลด์เป็นตัวเงิน
ปิดและบันทึกตารางที่สร้างด้วยชื่อเช่น "พนักงาน" เปิดตารางที่สร้างขึ้นและป้อนข้อมูลสำหรับพนักงานสองคน
ขั้นตอนที่ 6
คลิกที่แท็บ "แบบสอบถาม" จากนั้นคลิก "สร้างแบบสอบถามในโหมดการออกแบบ" หน้าต่างจะเปิดขึ้นพร้อมกับรายการตารางที่สร้างในโปรแกรม เลือกทั้งสองตารางที่สร้างไว้แล้ว ที่ด้านล่างของแบบฟอร์มคำขอ ในคอลัมน์แรก ให้เลือกฟิลด์ "Employee. Last name" และในคอลัมน์ที่สอง - "Organization. Position" ปิดและบันทึกแบบฟอร์มขอตำแหน่งพนักงาน หากคุณเปิดแบบสอบถามนี้ คุณจะเห็นเพียงสองคอลัมน์ "นามสกุล" และ "ชื่อ" เฉพาะข้อมูลที่น่าสนใจเท่านั้นที่จะแสดงที่นี่ ตำแหน่งที่พนักงานคนใดคนหนึ่งถืออยู่
ขั้นตอนที่ 7
เพื่อความสะดวกในการกรอกฐานข้อมูล ให้คลิกที่แท็บ "แบบฟอร์ม" จากนั้น "สร้างแบบฟอร์มโดยใช้วิซาร์ด" ในหน้าต่างที่เปิดขึ้น ให้เลือกตาราง "ตัวแทน" จากนั้นจากหน้าต่าง "ช่องที่ใช้งานได้" โดยใช้ปุ่มลูกศร ย้ายช่อง "นามสกุล" "ชื่อ" "โทรศัพท์" ไปที่ "ช่องที่เลือก" หน้าต่าง. คลิกปุ่มถัดไปและเลือกรูปแบบฟอร์มที่สะดวก เช่น Ribbon คลิก ถัดไป และเลือกสไตล์ที่คุณต้องการ เช่น มาตรฐาน คลิกปุ่มถัดไปและตั้งชื่อแบบฟอร์ม Agent คลิกปุ่มเสร็จสิ้น แบบฟอร์มจะปรากฏขึ้นพร้อมสองฟิลด์ ซึ่งมีข้อมูลเกี่ยวกับตัวแทนสองรายอยู่แล้ว ด้านล่างนี้เป็นฟิลด์ว่างที่คุณสามารถป้อนข้อมูลเกี่ยวกับตัวแทนที่สาม และอื่นๆ
ขั้นตอนที่ 8
ในหน้าต่างฐานข้อมูล เลือก "รายงาน" และคลิกที่แท็บ "สร้างรายงานโดยใช้วิซาร์ด" ในหน้าต่างที่เปิดขึ้น ให้เลือกคำขอ "ตำแหน่งพนักงาน" จากหน้าต่างด้านซ้าย ลาก "นามสกุล" และ "ตำแหน่ง" ไปที่ฟิลด์ด้านขวา คลิกปุ่ม "ถัดไป" จากนั้นคลิกปุ่ม "เสร็จสิ้น" แบบฟอร์มรายงานพร้อมข้อมูลจากคำขอที่เลือกจะปรากฏบนหน้าจอ ฟังก์ชันรายงานทำให้สามารถเลือกข้อมูลที่ต้องการจากฐานข้อมูลเพื่อให้เข้าใจได้ง่ายขึ้น นอกจากนี้ยังสามารถพิมพ์รายงานได้
ขั้นตอนที่ 9
มาโครช่วยให้คุณสามารถดำเนินการกับวัตถุฐานข้อมูลได้โดยอัตโนมัติ คลิกที่แท็บ "มาโคร" จากนั้นคลิกที่ปุ่ม "สร้าง" หน้าต่างการออกแบบจะเปิดขึ้นจากรายการดรอปดาวน์ เลือกมาโคร OpenRequest จากนั้นเลือกชื่อคำขอ ชื่อพนักงาน ปิดหน้าต่างและบันทึกแมโครที่สร้างขึ้น ดับเบิลคลิกที่มาโครที่สร้างขึ้นและคำขอ "ตำแหน่งพนักงาน" จะเปิดขึ้น