การลงทะเบียนเอกสารขาเข้าคือการแก้ไขข้อเท็จจริงในการรับเอกสารในองค์กร ไม่ว่าจะเป็นเอกสารที่เป็นกระดาษหรืออิเล็กทรอนิกส์ จะต้องกำหนดรหัสการลงทะเบียนและหมายเหตุในใบเสร็จในแบบฟอร์มการลงทะเบียน นี่เป็นสิ่งจำเป็นในการควบคุมการดำเนินการของเอกสารและเพื่ออำนวยความสะดวกในการค้นหาข้อมูลที่จำเป็น
จำเป็น
- - คอมพิวเตอร์พร้อมอินเทอร์เน็ต
- - เบราว์เซอร์
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
เรียกใช้โปรแกรม "SB Incoming Documents" เพื่อลงทะเบียนเอกสารขาเข้า คลิกปุ่ม "เพิ่ม" เพื่อเพิ่มเอกสาร เลือกคำสั่ง "เอกสารใหม่" กำหนดหมายเลขซีเรียลให้กับการ์ด กรอกข้อมูลในฟิลด์ "In ซึ่งชื่อ" โดยค่าเริ่มต้นนี่คือผู้อำนวยการขององค์กร หากผู้รับเอกสารแตกต่างกัน ให้คลิกปุ่มทางด้านขวาของฟิลด์และเพิ่มองค์ประกอบอื่นในไดเร็กทอรีเช่น รองผู้อำนวยการ. เลือกหัวข้อสำหรับเอกสาร ขั้นแรกให้เพิ่มในไดเร็กทอรี คลิกที่ลูกศรสีดำ ในบรรทัดว่าง ป้อนหัวข้อของเอกสาร คลิกปุ่ม "ปิด" จากนั้นเลือกหัวข้อที่ป้อนในฟิลด์
ขั้นตอนที่ 2
กำหนดรหัสให้กับเอกสารเพื่อเสริมดัชนีการลงทะเบียนแล้วกำหนดวันที่ได้รับเอกสารจะต้องใส่ไว้ในเอกสารขาเข้าแล้วกำหนดหมายเลขเอกสารขาเข้าจะต้องระบุไว้ในเอกสารด้วย ถัดไป โอนวันที่และหมายเลขจากเอกสารขาเข้า การลงทะเบียนเอกสารขาเข้าจากบุคคลสามารถทำได้โดยคลิกที่ปุ่ม "บุคคล" และป้อนข้อมูลเกี่ยวกับเขา
ขั้นตอนที่ 3
กรอกข้อมูลในฟิลด์ "จาก" เพื่อลงทะเบียนเอกสารขาเข้า คลิกที่ลูกศรสีดำและเพิ่มผู้ส่งไปยังไดเร็กทอรี หรือเลือกผู้ส่งที่มีอยู่ในฟิลด์นี้ ถัดไป กรอกข้อมูลในฟิลด์ "คำอธิบายโดยย่อและความละเอียด" ป้อนสาระสำคัญของเอกสารที่นี่รวมถึงความละเอียดของหัวหน้า (สิ่งที่ต้องทำในกรอบเวลาใด) กรอกข้อมูลในฟิลด์ "ผู้ส่ง" ซึ่งจะช่วยให้ควบคุมการดำเนินการของเอกสารได้ง่ายขึ้น กรอกข้อมูลนี้จากมติของผู้จัดการ กรอกข้อมูลในฟิลด์ Who Signed โดยเพิ่มเจ้าหน้าที่ลงในไดเร็กทอรีที่เหมาะสมก่อน เลือกวันครบกำหนดในฟิลด์ที่เหมาะสม นี้จะช่วยให้โปรแกรมเตือนคุณถึงเส้นตายที่ใกล้เข้ามาสำหรับการดำเนินการของเอกสาร กรอกวันที่ครบกำหนดของเอกสาร อัปโหลดเอกสารไปยังระบบโดยคลิกปุ่ม "เรียกดู" คลิกปุ่ม "บันทึก" เพื่อลงทะเบียนเอกสารขาเข้าให้สมบูรณ์
ขั้นตอนที่ 4
เรียกใช้โปรแกรมสำรองเพื่อลงทะเบียนเอกสารขาเข้า โปรแกรมสำหรับการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์แสดงถึงลำดับการกระทำที่คล้ายคลึงกันกับการลงทะเบียนเอกสารขาเข้า ใช้โปรแกรมต่างๆ เช่น "Office Work", "Euphrates", "Business"