คำถามเกี่ยวกับความจำเป็นในการสร้างไฟล์เก็บถาวรอิเล็กทรอนิกส์ในองค์กรนั้นมีความเร่งด่วนมากขึ้นเรื่อยๆ และนี่ไม่ใช่เหตุบังเอิญ เนื่องจากการนำเทคโนโลยีสารสนเทศใหม่มาใช้ไม่เพียงแต่รับรองความปลอดภัยและความน่าเชื่อถือของเอกสารเท่านั้น แต่ยังช่วยลดเวลาในการค้นหา และยังช่วยให้พนักงานหลายคนเข้าถึงข้อมูลเดียวกันได้หากจำเป็น
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
การสร้างที่เก็บถาวรของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ประกอบด้วยหลายขั้นตอน ขั้นแรก ให้ซื้อและติดตั้งซอฟต์แวร์ลิขสิทธิ์บนอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ของบริษัท
ขั้นตอนที่ 2
เตรียมเอกสาร กล่าวคือ จัดระเบียบ ระบุตามโครงสร้างที่มีอยู่ของการหมุนเวียนเอกสารในองค์กรของคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ในขั้นตอนนี้ พวกเขาจะต้องลงทะเบียน จัดเรียงตามอายุการเก็บ และลวดเย็บกระดาษและลวดเย็บกระดาษออกจากแผ่นที่ยังไม่ได้เย็บ
ขั้นตอนที่ 3
ขั้นตอนต่อไปคือการแปลงเป็นดิจิทัลหรือสแกนเอกสาร ดำเนินการกับอุปกรณ์ทางเทคนิคที่รองรับประเภทและรูปแบบของเอกสารที่ใช้ในองค์กรนี้ ในขั้นตอนนี้ ให้ตรวจสอบคุณภาพของการทำสำเนาเอกสาร หากจำเป็น ให้สแกนอีกครั้ง
ขั้นตอนที่ 4
ถัดไปคือขั้นตอนของการแปลง (แปลง) เอกสารให้อยู่ในรูปแบบที่ตรงตามแนวคิดของมาตรฐานการจัดเก็บและการผลิต จากนั้น - ขั้นตอนการจัดทำดัชนี กล่าวคือ "การกำหนด" ของคำหลักให้กับเอกสารแต่ละฉบับเพื่อค้นหาข้อมูลที่จำเป็นในภายหลังหรือการสร้างฐานข้อมูลแบบเต็ม
ขั้นตอนที่ 5
เมื่อสิ้นสุดการทำงานในการสร้างไฟล์เก็บถาวรอิเล็กทรอนิกส์ ให้ตั้งค่า (สิทธิ์ในการเข้าถึง สิทธิ์ในการเปลี่ยนแปลงเอกสาร) และฝึกอบรมบุคลากรขององค์กร