ไม่เป็นความลับที่เอกสารสามารถเป็นได้ทั้งแบบอิเล็กทรอนิกส์หรือแบบกระดาษ แน่นอน เอกสารอิเล็กทรอนิกส์สะดวกกว่ามาก แต่หากต้องการแปลงเป็นเอกสารอื่น คุณต้องมีอุปกรณ์พิเศษ
สำเนาอิเล็กทรอนิกส์ของเอกสาร
ทุกวันนี้ มีหลายวิธีในการสร้างสำเนาเอกสารที่เป็นกระดาษ แปลจากกระดาษเป็นอิเล็กทรอนิกส์ ฯลฯ หากจำเป็นต้องใช้เครื่องถ่ายเอกสารเพียงอย่างเดียวในการสร้างสำเนาเอกสารที่เป็นกระดาษ ดังนั้นหากต้องการโอนเอกสารที่เป็นกระดาษให้เป็นรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ คุณจะต้องใช้อุปกรณ์พิเศษไม่เพียงเท่านั้น แต่ยังต้องมีซอฟต์แวร์ด้วย
จะสร้างเอกสารเวอร์ชันอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างไร?
ในการสร้างสำเนาอิเล็กทรอนิกส์ของเอกสาร ผู้ใช้จะต้องมีเครื่องสแกนหรือ MFP (อุปกรณ์มัลติฟังก์ชั่น) แน่นอน ถ้าไม่จำเป็นต้องใช้ MFP คุณก็ไม่ควรซื้อเครื่องนี้ การใช้เครื่องสแกนจะง่ายกว่า ประการแรกจะถูกกว่ามากและประการที่สองจะทำหน้าที่ตรงที่ผู้ใช้ต้องการคือสแกนเอกสารและแปลเป็นรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์
เพื่อให้เครื่องสแกนทำงาน คุณต้องมีซอฟต์แวร์พิเศษ - ไดรเวอร์ โดยปกติแล้วจะมาพร้อมกับอุปกรณ์ แต่ถ้าไม่มี คุณสามารถค้นหาได้ทางอินเทอร์เน็ตเสมอ คุณสามารถใช้โปรแกรมสากล ABBY Finereader ซึ่งคุณสามารถสแกนและ OCR ได้โดยตรง
ขั้นตอนทั้งหมดสำหรับการแปลเอกสารที่เป็นกระดาษเป็นรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์นั้นมาจากสองขั้นตอนเหล่านี้ (การสแกนและการจดจำข้อความ) ในการทำสำเนาเอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์ คุณต้อง: ไปที่เมนู "เริ่ม" และในรายการโปรแกรมทั้งหมด ให้ค้นหาไดรเวอร์จากเครื่องสแกนหรือ MFP หรือโปรแกรม ABBY Finereader แล้วเรียกใช้ หลังจากเริ่มโปรแกรมและสแกนเนอร์ คุณสามารถเปิดฝาแล้ววางเอกสารที่เป็นกระดาษโดยให้ด้านที่มีข้อความคว่ำลง ควรวางเอกสารไว้บนพื้นผิวสแกนเนอร์ให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ โดยสัมพันธ์กับขอบของพื้นผิวการทำงานของอุปกรณ์ ถัดไปคุณต้องกดฝาให้แน่นที่สุดเพื่อไม่ให้แสงตกบนพื้นผิวการทำงาน มิฉะนั้นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะกลายเป็นแสงมากเกินไปนั่นคือส่วนของข้อความที่แสงตกจะไม่ปรากฏให้เห็น
ถัดไป ในการตั้งค่า คุณควรเลือกพารามิเตอร์การสแกนที่เหมาะสมที่สุด เช่น สี ขนาดผลงาน ความละเอียดของงานพิมพ์ ฯลฯ เมื่อทุกอย่างพร้อมแล้ว คุณสามารถคลิกที่ปุ่ม "สแกน" เมื่อขั้นตอนเสร็จสิ้น คุณควรคลิกที่ "การรับรู้" ซึ่งข้อความจะถูกแปลงเป็นรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ เช่น.doc และสามารถเปิดเอกสารในโปรแกรมแก้ไขข้อความเพื่อทำการเปลี่ยนแปลงได้